Algemene voorwaarden

1. Definities

• Celtix: de juridische onderneming achter Celtix, Celtix B.V..
• Klant: de zakelijke partij die een overeenkomst met Celtix sluit.
• Overeenkomst: de offerte, opdrachtbevestiging of andere schriftelijke afspraak tussen Celtix en de Klant.
• Workflow op maat: een automatisering die Celtix voor een specifiek bedrijfsproces ontwerpt, bouwt of beheert.
• Eigen Platform: een maatwerk digitale omgeving waarin informatie uit bestaande systemen van de Klant wordt samengebracht.
• Opgeleverde onderdelen: software, configuraties, workflows, interfaces, documentatie of andere onderdelen die binnen de opdracht worden geleverd.
• Externe dienst: software of infrastructuur van derden waarmee de oplossing samenwerkt.

2. Toepasselijkheid en volgorde

Deze voorwaarden zijn van toepassing op zakelijke overeenkomsten waarin Celtix ze van toepassing verklaart.

Bij tegenstrijdigheid geldt in beginsel de volgende volgorde:

1. de specifiek ondertekende of geaccepteerde opdracht of offerte;
2. een specifiek overeengekomen verwerkersovereenkomst voor privacyonderwerpen;
3. deze algemene voorwaarden.

Afwijkingen gelden alleen wanneer deze schriftelijk zijn overeengekomen.

3. Dienstverlening

Celtix bouwt en ondersteunt digitale oplossingen waarmee processen worden geautomatiseerd en bestaande systemen met elkaar samenwerken.

De precieze werkzaamheden, resultaten, planning en verantwoordelijkheden worden per opdracht vastgelegd.

Een Eigen Platform is geen vast standaardsoftwarepakket. De inrichting hangt af van de systemen, processen en wensen van de Klant.

4. Offerte, scope en medewerking

De offerte of opdrachtbevestiging bepaalt wat wel en niet binnen de opdracht valt.

De Klant zorgt tijdig voor de informatie, toegang, accounts, testgegevens, koppelingen, contactpersonen en besluiten die nodig zijn voor de uitvoering.

Vertraging die ontstaat doordat noodzakelijke informatie of toegang ontbreekt, kan gevolgen hebben voor de planning.

De Klant is verantwoordelijk voor het rechtmatig gebruik van de eigen systemen en voor de bevoegdheid om Celtix toegang te geven tot de overeengekomen gegevens en koppelingen.

5. Wijzigingen en meerwerk

Tijdens een maatwerkproject kunnen nieuwe wensen ontstaan.

Werk dat buiten de afgesproken scope valt, voeren we pas uit nadat duidelijk is wat de gevolgen zijn voor prijs en planning.

Meerwerk kan tegen een vooraf afgesproken bedrag, urenbudget of uurtarief worden uitgevoerd.

6. Zelf bouwen binnen Eigen Platform

Bij sommige opdrachten kan de Klant zelf onderdelen van de gebruikersomgeving ontwikkelen of aanpassen, bijvoorbeeld met ontwikkel- of AI-tools.

Celtix bepaalt samen met de Klant welke omgeving daarvoor beschikbaar is en welke toegang daarbij hoort.

Wijzigingen van de Klant worden niet automatisch onderdeel van een productieomgeving, tenzij dat zo is afgesproken.

Celtix is niet verantwoordelijk voor fouten die uitsluitend zijn veroorzaakt door onbevoegde of niet-afgesproken wijzigingen van de Klant of door derden die namens de Klant handelen.

7. Gebruik van AI

Celtix kan AI gebruiken als onderdeel van een oplossing, bijvoorbeeld voor classificatie, samenvatting, herkenning of verwerking van informatie.

AI-uitvoer kan onjuist of onvolledig zijn. Waar de uitkomst gevolgen kan hebben voor belangrijke bedrijfs-, financiële of persoonsbeslissingen, spreken Partijen af welke menselijke controle nodig is.

Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, is AI binnen een Celtix-oplossing niet bedoeld om volledig zelfstandig besluiten over personen te nemen met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen.

Welke AI-verwerking op persoonsgegevens plaatsvindt, wordt waar nodig aanvullend vastgelegd in de verwerkersovereenkomst.

8. Externe systemen

Celtix-oplossingen kunnen afhankelijk zijn van software, koppelingen en diensten van derden.

Wij kunnen niet garanderen dat een externe leverancier zijn dienst, koppeling, prijsstelling of functionaliteit ongewijzigd beschikbaar houdt.

Wanneer een externe wijziging gevolgen heeft voor een Celtix-oplossing, bespreken we wat nodig is om de werking te herstellen of aan te passen.

Werk dat noodzakelijk wordt door een wijziging bij een externe leverancier valt niet automatisch binnen eerder overeengekomen onderhoud of projectscope.

9. Oplevering en acceptatie

Celtix levert werkzaamheden op volgens de afspraken in de opdracht.

De Klant controleert een oplevering binnen de afgesproken test- of acceptatieperiode.

Als geen specifieke periode is afgesproken, meldt de Klant wezenlijke gebreken binnen tien werkdagen na oplevering.

Een gebrek blokkeert acceptatie alleen wanneer het overeengekomen normale gebruik daardoor wezenlijk wordt verhinderd. Kleine punten kunnen na acceptatie worden hersteld.

10. Onderhoud en beschikbaarheid

Doorlopend onderhoud, hosting, support of monitoring maken alleen onderdeel uit van de overeenkomst wanneer dit expliciet is afgesproken.

Celtix spant zich redelijkerwijs in om door haar beheerde productieomgevingen beschikbaar en veilig te houden.

Er geldt geen specifieke uptimegarantie of SLA, tenzij deze afzonderlijk schriftelijk is overeengekomen.

Onderhoud, beveiligingsincidenten, storingen of externe leveranciers kunnen tijdelijke onderbrekingen veroorzaken.

11. Prijzen en betaling

Prijs, facturatiemethode en eventuele budgetten worden in de offerte of opdracht vastgelegd.

Werk kan bijvoorbeeld worden uitgevoerd tegen een vaste prijs, op nacalculatie, binnen een urenbudget of via een periodieke vergoeding.

Tenzij anders overeengekomen geldt een betalingstermijn van 14 dagen.

Bij niet-tijdige betaling kan na ingebrekestelling de wettelijke handelsrente en redelijke buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd zijn.

Celtix mag werkzaamheden opschorten wanneer opeisbare facturen ondanks een redelijke betalingsmogelijkheid onbetaald blijven.

12. Intellectueel eigendom

De Klant behoudt alle rechten op de eigen gegevens, documenten, huisstijl, content en andere materialen die aan Celtix worden verstrekt.

Alle intellectuele-eigendomsrechten op door Celtix ontwikkelde of gebruikte software, workflows, koppelingen, configuraties, componenten, templates, methoden, technische oplossingen, documentatie en andere materialen blijven bij Celtix of de betreffende rechthebbende, tenzij in de opdracht uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen.

Na volledige betaling ontvangt de Klant een niet-exclusief en blijvend gebruiksrecht op de specifiek voor de Klant gerealiseerde oplossing, voor gebruik binnen de eigen organisatie.

Dit gebruiksrecht houdt geen overdracht van intellectuele-eigendomsrechten in.

De Klant mag de specifiek voor de eigen organisatie opgeleverde oplossing gebruiken voor het overeengekomen doel. Aanpassing, overdracht, wederverkoop, sublicentiëring of terbeschikkingstelling aan derden is alleen toegestaan voor zover dit in de opdracht is overeengekomen of Celtix daarvoor schriftelijk toestemming heeft gegeven.

Wanneer Celtix onderdelen beschikbaar stelt waarmee de Klant zelf wijzigingen mag aanbrengen, bijvoorbeeld binnen een ontwikkelomgeving van Eigen Platform, mag de Klant die onderdelen gebruiken en aanpassen binnen de daarvoor afgesproken grenzen.

Generieke en herbruikbare onderdelen, methoden, koppelingen, kennis en technische bouwstenen van Celtix mogen door Celtix ook voor andere klanten en oplossingen worden gebruikt.

Open-source onderdelen en software van derden blijven onder de licentievoorwaarden van de betreffende rechthebbenden vallen.

Niets in dit artikel beperkt het recht van de Klant op de eigen bedrijfs- en klantdata. Die gegevens blijven onder de zeggenschap van de Klant.

13. Data en export

Celtix verkrijgt geen zelfstandig exploitatierecht op bedrijfs- of klantdata van de Klant.

Wanneer Celtix operationele klantdata beheert, zorgen Partijen bij beëindiging voor een redelijke mogelijkheid om overeengekomen data te exporteren.

Tenzij anders afgesproken heeft de Klant na beëindiging 30 dagen om een beschikbare export op te vragen of af te nemen.

Daarna kan Celtix gegevens verwijderen volgens de afspraken in de verwerkersovereenkomst en geldende bewaarplichten.

14. Vertrouwelijkheid

Partijen behandelen vertrouwelijke bedrijfsinformatie, toegangscodes, klantinformatie, technische informatie en andere als vertrouwelijk herkenbare informatie als vertrouwelijk.

Deze verplichting blijft ook na het einde van de overeenkomst gelden zolang de informatie naar haar aard vertrouwelijk is.

15. Privacy

Wanneer Celtix persoonsgegevens verwerkt namens de Klant gelden aanvullend de verwerkersovereenkomst en de AVG.

De Klant is verantwoordelijk voor een geldige grondslag voor persoonsgegevens die de Klant door Celtix laat verwerken.

• Privacyverklaring
• Verwerkersovereenkomst
• Leveranciers & subverwerkers
• Vertrouwen & security

16. Garanties

Celtix voert werkzaamheden zorgvuldig en professioneel uit.

Software en automatisering kunnen echter nooit volledig foutloos worden gegarandeerd.

De Klant blijft verantwoordelijk voor de eigen bedrijfsbesluiten en voor controle van uitkomsten waar dit gezien het proces redelijkerwijs noodzakelijk is.

17. Aansprakelijkheid

Celtix is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming van Celtix.

De totale aansprakelijkheid van Celtix is beperkt tot het bedrag dat de Klant voor de betreffende opdracht heeft betaald. Bij doorlopende dienstverlening is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat de Klant in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis voor de betreffende dienst heeft betaald.

Celtix is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gederfde winst of omzet, gemiste besparingen, bedrijfsstagnatie, reputatieschade, gevolgschade of verlies van gegevens.

Celtix is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat door handelen of nalaten van de Klant of derden, wijzigingen buiten Celtix om, onjuiste of onvolledige informatie, storingen of wijzigingen bij externe leveranciers, of gebruik van de oplossing in strijd met gemaakte afspraken of instructies.

Waar AI wordt gebruikt, blijft de Klant verantwoordelijk voor de redelijkerwijs noodzakelijke menselijke controle voordat AI-uitvoer wordt gebruikt voor belangrijke beslissingen.

De bovenstaande beperkingen gelden niet voor zover aansprakelijkheid op grond van dwingend recht niet kan worden uitgesloten of beperkt.

Voor de verwerking van persoonsgegevens gelden daarnaast de afspraken uit de verwerkersovereenkomst.

18. Overmacht

Een Partij is niet aansprakelijk voor het niet nakomen van verplichtingen wanneer dit het gevolg is van een omstandigheid die redelijkerwijs buiten haar invloed ligt.

Daaronder kunnen onder omstandigheden langdurige storingen bij infrastructuurleveranciers, internetdiensten, overheidsmaatregelen en ernstige cyberincidenten vallen.

Partijen informeren elkaar zo snel mogelijk wanneer zo’n situatie wezenlijke gevolgen heeft.

19. Opschorting en beëindiging

Een overeenkomst kan worden beëindigd volgens de afspraken in de opdracht.

Celtix kan werkzaamheden opschorten bij ernstige wanbetaling, misbruik, beveiligingsrisico’s of een wezenlijke tekortkoming die na een redelijke hersteltermijn niet is opgelost.

Bij beëindiging werken Partijen redelijkerwijs mee aan een nette overdracht van beschikbare klantdata en overeengekomen documentatie.

20. Wijzigingen voorwaarden

Nieuwe algemene voorwaarden gelden niet automatisch met terugwerkende kracht voor reeds afgeronde opdrachten.

Voor doorlopende dienstverlening kan Celtix de voorwaarden wijzigen. Materiële wijzigingen worden vooraf bekendgemaakt.

Wanneer een wijziging de positie van een Klant bij doorlopende dienstverlening wezenlijk verslechtert, krijgt de Klant waar passend de mogelijkheid de betreffende doorlopende dienst te beëindigen.

21. Recht en geschillen

Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

Partijen proberen een geschil eerst in onderling overleg op te lossen.

Als dat niet lukt, wordt het geschil voorgelegd aan de volgens de Nederlandse wet bevoegde rechter, tenzij Partijen schriftelijk anders overeenkomen.

Vragen over deze voorwaarden? Neem contact op via info@celtix.nl.