Hoe Celtix omgaat met uw persoonsgegevens

1. Wie wij zijn

Celtix helpt organisaties terugkerend werk te automatiseren en bestaande systemen samen te brengen in een eigen digitale omgeving.

Wij leveren onder andere Workflow op maat en Eigen Platform.

Voor persoonsgegevens die Celtix voor eigen bedrijfsdoeleinden verwerkt, is Celtix verwerkingsverantwoordelijke.

Verwerken wij persoonsgegevens binnen een oplossing namens een klant, dan is die klant in beginsel verwerkingsverantwoordelijke en treedt Celtix op als verwerker. Voor die verwerking gelden aanvullende afspraken in onze verwerkersovereenkomst.

2. Welke gegevens wij zelf verwerken

Contact en kennismaking

Wanneer u contact met ons opneemt, kunnen wij uw naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van uw vraag of aanvraag verwerken.

Bij de intake op onze contactpagina beantwoordt u vijf vaste vragen. Vanaf 3 november 2026 zetten wij uw antwoorden letterlijk in een interne briefing voor de kennismaking, zonder gebruik van een externe AI-dienst. Vóór die datum werd van de antwoorden of het intakegesprek met behulp van een externe AI-dienst een interne samenvatting gemaakt.

Afspraken

Wanneer u een afspraak plant, verwerken we de gegevens die nodig zijn om deze afspraak in te plannen en uit te voeren.

Zakelijke relatie

Bij offertes, opdrachten en klantcontact verwerken we zakelijke contactgegevens, correspondentie en informatie die nodig is om onze afspraken uit te voeren.

Administratie

Voor facturatie en onze administratie verwerken we onder andere bedrijfsgegevens, contactgegevens, factuurgegevens en betalingsinformatie.

Website en beveiliging

Onze systemen kunnen technische gegevens verwerken, zoals IP-adressen, tijdstippen, browsergegevens en beveiligingslogs, voor de werking en beveiliging van onze website en diensten.

3. Gegevens die wij namens klanten verwerken

Binnen een Workflow op maat of Eigen Platform kunnen persoonsgegevens uit de systemen van onze klant worden verwerkt.

Denk bijvoorbeeld aan klantgegevens, contactgegevens, documenten, e-mails, berichten of andere informatie die nodig is voor het afgesproken proces.

Celtix bepaalt in dat geval niet zelfstandig waarvoor deze gegevens worden gebruikt. Wij verwerken de gegevens namens de klant en volgens de gemaakte afspraken.

De precieze gegevens, doelen, bewaartermijnen en gebruikte leveranciers worden waar nodig vastgelegd in de opdracht en verwerkersovereenkomst.

Bekijk de verwerkersovereenkomst →

4. Waarom wij gegevens verwerken

Onze dienstverlening

Om contact op te nemen, afspraken te maken en overeengekomen diensten te leveren.

Uitvoering van afspraken

Voor offertes, opdrachten, support en andere afspraken met klanten.

Beveiliging en bedrijfsvoering

Voor beveiliging, fraudepreventie, foutdiagnose en een betrouwbare werking van onze systemen.

Wettelijke verplichtingen

Bijvoorbeeld voor onze financiële en fiscale administratie.

5. Op welke grondslag

Afhankelijk van de situatie verwerken wij persoonsgegevens omdat:

• dit nodig is om een overeenkomst uit te voeren of voor te bereiden;
• wij aan een wettelijke verplichting moeten voldoen;
• wij een gerechtvaardigd belang hebben, bijvoorbeeld voor beveiliging of normale zakelijke communicatie;
• u toestemming heeft gegeven, bijvoorbeeld wanneer dat voor bepaalde cookies of communicatie nodig is.

Toestemming kunt u altijd weer intrekken. Een intrekking heeft geen terugwerkende kracht.

6. AI en uw gegevens

Binnen sommige oplossingen wordt AI gebruikt, bijvoorbeeld om documenten uit te lezen, informatie te classificeren of tekst samen te vatten.

Voor onze standaard klantoplossingen richten we AI-verwerking zo in dat operationele klantdata op Europese infrastructuur wordt verwerkt.

Waar wij open-source AI-modellen inzetten, draaien deze op Europese serverlocaties die voor de betreffende oplossing zijn geselecteerd.

Wanneer extra controle over vertrouwelijke gegevens gewenst is, kan Celtix Private AI inzetten. De AI draait dan op lokale hardware binnen het bedrijfsnetwerk van de klant. Deze omgeving kan volledig zonder internetverbinding worden ingericht, zodat de gegevens voor AI-verwerking niet naar een externe AI-dienst worden verstuurd. Per oplossing spreken we af welke gegevens de AI mag gebruiken en wie toegang krijgt.

Per oplossing leggen we vast welke AI-dienst of welk model wordt gebruikt en welke gegevens daarvoor nodig zijn.

Wij gebruiken klantdata niet zelfstandig om AI-modellen te trainen.

Celtix neemt voor eigen doeleinden geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten over personen die juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen hebben.

7. Waar worden gegevens verwerkt?

Voor de operationele verwerking van klantdata binnen onze standaard klantoplossingen kiezen we infrastructuur en serverlocaties binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

Dit geldt onder andere voor de centrale opslag van klantdata en de AI-verwerking die Celtix voor deze oplossingen inricht.

Welke leveranciers voor een specifieke oplossing worden ingezet, leggen we vast en maken we inzichtelijk.

Bekijk leveranciers & subverwerkers →

Als voor een specifieke opdracht toch een verwerking buiten de EER nodig zou zijn, doen wij dit niet stilzwijgend. Dit wordt vooraf besproken en er moeten passende juridische waarborgen gelden.

8. Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen persoonsgegevens niet.

We delen gegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening, wanneer dit met de klant is afgesproken of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Voor leveranciers die namens ons persoonsgegevens verwerken, maken we passende afspraken.

Bekijk leveranciers & subverwerkers →

9. Hoe lang wij gegevens bewaren

Contact- en aanvraaggegevens

In beginsel tot maximaal 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact, tenzij daaruit een klantrelatie ontstaat of langer bewaren noodzakelijk is.

Financiële administratie

Gegevens die onderdeel zijn van onze wettelijke administratie bewaren we gedurende de wettelijke bewaartermijn.

Contract- en klantadministratie

Gedurende de samenwerking en daarna zolang dit redelijkerwijs nodig is voor onze administratie, afspraken of mogelijke rechtsvorderingen.

Gegevens die wij als verwerker verwerken

Volgens de afspraken met de betreffende klant. Na beëindiging worden deze gegevens teruggegeven of verwijderd volgens de verwerkersovereenkomst.

Beveiligingslogs

Niet langer dan noodzakelijk voor beveiliging, onderzoek en controle. Concrete termijnen worden afgestemd op het betreffende systeem.

Cookies

Volgens de termijnen in onze cookieverklaring.

10. Uw privacyrechten

Voor persoonsgegevens waarvoor Celtix zelf verwerkingsverantwoordelijke is, kunt u ons onder andere vragen om:

• inzage in uw persoonsgegevens;
• onjuiste gegevens te corrigeren;
• gegevens te verwijderen wanneer daarvoor geen geldige reden meer bestaat;
• de verwerking te beperken;
• gegevens over te dragen wanneer het recht op dataportabiliteit van toepassing is;
• bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
• toestemming in te trekken.

Een verzoek indienen kan via info@celtix.nl.

Wij reageren in beginsel binnen één maand. Om te voorkomen dat gegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen, kunnen wij eerst uw identiteit controleren. Daarbij vragen wij niet meer gegevens dan noodzakelijk.

Gaat uw verzoek over gegevens die wij uitsluitend namens een klant verwerken, dan kunnen wij u doorverwijzen naar die klant.

11. Cookies

Onze website gebruikt noodzakelijke technologie om goed en veilig te functioneren. Voor cookies waarvoor toestemming nodig is, vragen we die toestemming vooraf.

Lees de cookieverklaring →

Cookie-voorkeuren aanpassen →

12. Beveiliging

Wij nemen technische en organisatorische maatregelen die passen bij de gegevens en risico’s van de betreffende oplossing.

Daaronder vallen waar relevant toegangsbeheer, rollen en rechten, versleutelde verbindingen, logging, back-ups, gescheiden ontwikkel- en productieomgevingen en extra beveiliging bij inloggen.

Lees meer over vertrouwen & security →

13. Vragen of een klacht

Heeft u een vraag over uw persoonsgegevens of wilt u een privacyrecht uitoefenen? Neem dan contact op via info@celtix.nl.

Komt u er met ons niet uit, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

14. Wijzigingen

Onze dienstverlening en gebruikte systemen kunnen veranderen. Daarom kunnen we deze privacyverklaring aanpassen.

De meest actuele versie staat altijd op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen die direct van invloed zijn op bestaande klanten informeren we hen waar passend afzonderlijk.